Koszty użytkowania samochodu zastępczego

04 sierpnia 2020
Koszty użytkowania samochodu zastępczego
Przedsiębiorcy oddając samochód do serwisu, w zamian zwykle otrzymują samochód zastępczy. Niezależnie od sposobu finansowania wynajmu pojazdu warto wiedzieć, w jaki sposób ujmować koszty użytkowania samochodu zastępczego. 
 

Wydatki eksploatacyjne, a koszty użytkowania samochodu zastępczego

Korzystanie z pojazdu zastępczego wiąże się z ponoszeniem kosztów związanych z jego eksploatacją. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Koszty użytkowania samochodu zastępczego nie zostały ujęte w art. 23, mogą więc co do zasady stanowić koszt podatkowy przy czym konieczne jest ustalenie sposobu rozliczenia kosztów użytkowania samochodu zastępczego. Wydatki z nim związane są rozliczane do ustawowo określonego limitu procentowego odliczenia kosztów. W tym celu konieczne jest określenie rodzaju pojazdu i sposób jego wykorzystywania w działalności.
 
W przypadku poniesionych wydatków eksploatacyjnych, takich jak zakup paliwa, materiały eksploatacyjne, opłaty za parking i przejazd autostradą na samochód osobowy:
 
  • wykorzystywany w sposób mieszany – prywatnie i w działalności gospodarczej – rozliczane są w limicie 75% KUP
  • wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej – rozliczane są w 100% KUP

 

Opłata za najem

W przypadku kosztów dotyczących najmu samochodu zastępczego rozliczenie podatkowe na gruncie PIT wygląda inaczej. Zgodnie z ustawą o PIT w przypadku najmu pojazdu podatnicy mogą zaliczyć do kosztów opłaty z tytułu najmu samochodu osobowego do limitu kwotowego – 150 000 zł. Należy zaznaczyć, że wartość wskazanego limitu ustalana jest na podstawie zawartej umowy najmu. Natomiast w sytuacji gdy jest to najem krótkoterminowy poniżej 6 miesięcy, wówczas, zgodnie z art. 23 ust. 5d ustawy o PIT, przyjmuje się wartość pojazdu ustaloną dla celów ubezpieczenia.
 
Podatnik podejmujący wynajem samochodu osobowego zastępczego rozliczy więc w kosztach czynsz za jego najem do limitu 150 000 zł, bez względu na sposób użytkowania pojazdu.
 

Odliczenie VAT

Rozliczenie podatku VAT od wydatków poniesionych na samochód zastępczy opiera się na takich samych zasadach jak w przypadku pojazdów będących własnością przedsiębiorcy.
 
Co do zasady w zakresie, w jakim pojazd będzie wykorzystywany do czynności opodatkowanych VAT, od wydatków na pojazdy osobowe udokumentowanych fakturami VAT można odliczyć 50%.
 
Rozliczając koszty użytkowania samochodu zastępczego osobowego, zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, przedsiębiorcy przysługuje odliczenie podatku VAT w wysokości 50%. Natomiast wartość nieodliczonego podatku VAT (pozostałe 50%) może stanowić koszt podatkowy. Jednakże podatnik może również skorzystać z odliczania 100% podatku VAT, przy czym ma on obowiązek:
 
  • wypełnić formularz VAT-26 w terminie do 7 dni, licząc od dnia, w którym poniesiono pierwszy wydatek podlegający pełnemu rozliczeniu
  • prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę)
  • sporządzić regulamin użytkowania pojazdu

 

Przychód z odszkodowania a koszty użytkowania samochodu zastępczego

W przypadku gdy koszt użytkowania samochodu zastępczego finansowany jest z odszkodowania, wówczas rozliczenie kosztu, jak również odszkodowania, zależne jest od tego, czy pojazd, który uległ wypadkowi, ma ubezpieczenie OC i AC czy tylko OC.
 
W sytuacji gdy samochód podatnika podlega wyłącznie ubezpieczeniu OC, przychodem, jaki należy zaewidencjonować, jest kwota nadwyżki uzyskanego odszkodowania nad poniesionymi wydatkami.
 
Faktury za powypadkową naprawę samochodu objętego wyłącznie ubezpieczeniem OC nie należy ujmować w kosztach – odliczeniu podlega jedynie podatek VAT naliczony.
Natomiast gdy poszkodowany samochód objęty jest ubezpieczeniem OC i AC, otrzymane odszkodowanie stanowi dla przedsiębiorcy przychód, a faktura dokumentująca koszty użytkowania samochodu zastępczego będzie stanowić koszt podatkowy.
 
Sposób rozliczenia powypadkowej szkody zawarto w artykule: Powypadkowa naprawa samochodu osobowego - rozliczenie kosztów i otrzymanego odszkodowania
 
Reasumując, co do zasady podatnik może zaliczyć koszty użytkowania samochodu zastępczego do kosztów podatkowych. Sposób ujęcia kosztów i odliczenia VAT zależy od wykorzystywania pojazdu w działalności.