Najem samochodu - co warto wiedzieć

15 maja 2019
Najem samochodu - co warto wiedzieć
Najem samochodów jest rozwiązaniem dla każdej wielkości przedsiębiorstwa, w tym także małych i średnich firm, które dzięki niemu nie muszą szukać pieniędzy na zakup samochodów. 
 
Najem należy do umów, na podstawie których przedsiębiorca prowadzący działalność otrzymuje do korzystania pojazd płacąc w związku z tym określony czynsz najmu wynajmującemu. Po zakończeniu umowy przedmiot najmu zwracany jest wynajmującemu. Z uwagi na okres trwania najmu można podzielić na:
  • krótkoterminowy
  • średnioterminowy
  • długoterminowy, kojarzony z leasingiem
Najem krótkoterminowy służy zaspokojeniu pojedynczych potrzeb transportowych występujących incydentalnie związanych ze wzmożonym zapotrzebowaniem na tego rodzaju usługi lub występuje w związku z niedyspozycją własnego taboru.
 
Najem średnioterminowy pozwala wykorzystywać auto dla realizacji zadań firmy w dłuższym okresie np. rok, pół roku i ma miejsce zazwyczaj gdy firma nie posiada własnej floty. Jest więc alternatywą pomiędzy dość kosztownym najmem krótkoterminowym a leasingiem, którego minimalny okres trwania wynosi 2 lata. 
 
Przy najmie samochodów firma nie ponosi kosztów wpłaty wstępnej jak przy klasycznym leasingu, a jednocześnie samo zobowiązanie jest rozłożone na względnie krótki okres.
 

Podatek VAT

Najmując samochód przedsiębiorca otrzymuje od wynajmującego fakturę za usługę wypożyczenia samochodu. Faktura zawiera koszt wynajmu oraz naliczony z tego tytułu podatek VAT.  W zakresie  samochodów o masie powyżej 3,5 t lub innych służących wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej  podatek ten podlega pełnemu odliczeniu, zaś w odniesieniu do samochodów osobowych obowiązują pewne warunki. Pojazd musi być wykorzystywany wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą. W tym celu  konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej przedsiębiorcy do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności. 
 
Warunkiem do odliczenia 100% podatku VAT jest także złożenie  w urzędzie skarbowym,  na druku  VAT-26 informacji o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Druk ten należy złożyć w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdami. 
Nie zachowanie powyższych wymogów powoduje, że odliczenie będzie obejmowało tylko 50% kwoty podatku VAT naliczonego z tytułu usługi najmu jak i eksploatacji auta oraz zakupu paliwa.
 

Podatek dochodowy

Wydatki z tytułu najmu stanowią koszty uzyskania przychodu które zalicza się z reguły do kosztów pośrednich. Samochód uzyskany w ramach umowy najmu nie jest wprowadzany do ewidencji środków trwałych ponieważ stanowi on własność osoby trzeciej i nie podlega on amortyzacji. Kosztem podatkowym są należności z tytułu umowy. Również wydatki  z tytułu używania  wypożyczonego samochodu podlegają zaliczeniu w koszty uzyskania przychodu. Jednakże w odniesieniu do samochodów osobowych w  obowiązują dodatkowe rygory. Nie można odliczyć opłat z umowy najmu powyżej wartości 150.000 zł. 
 
Jeśli  przedsiębiorca przekroczy tą kwotę, to traci możliwość odliczenia opłat najmu powyżej tej kwoty. W przypadku gdy umowa leasingu  została zawarta na okres krótszy niż 6 miesięcy, wartość samochodu będzie ustalana jako wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia. Przedsiębiorca nadal jednak może wliczać w koszty działalności wszystkie wydatki bieżące poniesione na eksploatację leasingowanych aut. Jednakże również tutaj są limity. Do kosztów podatkowych nie można zaliczyć więcej niż 75%  kosztów z tytułu używania samochodu osobowego. Limitów tych nie stosuje się do umów leasingu, najmu, dzierżawy dotyczących samochodu osobowego zawartych przed dniem 1 stycznia 2019.  
  • Koszty eksploatacji, to wydatki m.in. z tytułu:
  • kosztu zakupu paliwa, oleju napędowego, gaz napędowego itp.
  • mycia samochodu
  • usługi naprawy pojazdu, jego remont
  • kosztów części zamiennych, zużytych w związku z eksploatacją

Podatek od środków transportu

Podatek ten spoczywa na najmującym samochody przedsiębiorcy tylko wtedy, gdy wynajmujący jest osobą zagraniczną i gdy ta forma wydania auta powoduje wymóg ich rejestracji na terenie kraju. Dodać też trzeba, że ten podatek ma zastosowanie tylko do samochodów ciężarowych o masie powyżej 3,5 tony i kojarzonych z nimi przyczep lub naczep.
 

Podatek akcyzowy

Najem pojazdów nie został wymieniony w ustawie o podatku akcyzowym jako ewentualny tytuł podatkowy w dziedzinie akcyzy. W rezultacie pozyskanie auta tą drogą i to niezależnie od jego rodzaju (samochód ciężarowy i osobowy) nie wywołuje obowiązku zapłaty podatku akcyzowego.